«Getting things done» oder Organisation ist alles
Als fleißiger Blogger und Blog-Leser wird man fast täglich mit neuen «Getting things done» Tipps und Tricks konfrontiert. Vieles liest sich spannend und logisch. Also wird es probiert. Anderes kann man gleich beim ersten Überfliegen abhaken. Was für den Einen toll funktioniert, geht bei dem Anderen gar nicht. Am hilfreichsten finde ich persönlich Erfahrungen, die andere gemacht haben. Dann kann ich selbst probieren, behalten oder verwerfen.
Und so will ich heute mal einen kleinen Einblick in meine aktuellen Organisationstaktiken geben, die sich «für mich» als ganz hilfreich erwiesen haben.
Termine und Zeitplanung
Für die Planung von Terminen, Projekten etc. verwende ich ausschließlich iCal. Dieses lasse ich mit einer Installation von PHP iCalendar synchronisieren. So habe ich stets einen Überblick über wichtige Termine und kann auch Kunden oder Kollegen Zugang zu bestimmten Terminplänen gewähren.
Zum Tracken meiner Arbeitszeit verwende ich TimeLog mit einem gesonderten iCal-Kalender.
Bookmark-Verwaltung
Da ich nicht immer an einem Rechner sitze, kommt eine lokale Bookmark-Verwaltung nicht in Frage. Online-Dienste gibt es viele. Meine Wahl fiel der Einfachheit halber auf del.icio.us. Bei einem Ausfall der Server in den letzten Tagen habe ich festgestellt, wie sehr ich mich auf die Möglichkeiten des Online-Merkens und -Nachschlages schon verlasse. Um bei Ausfällen abgesichert zu sein, empfiehlt sich eine lokale Kopie der Bookmarks. Hier bieten sich die Firefox-Erweiterung Foxylicious bzw. delicious2safari für Safari an, die Online-Lesezeichen zuverlässig in die Browser Bookmarks integrieren.
Gedanken, Pläne, Ideen und Wissen
Ich möchte sowohl Ideen und Inspirationen als auch Pläne schnell und auffindbar festhalten, mit ihnen spielen, sie erweitern, sie ausbauen, … Andererseits möchte ich erarbeitetes oder im Netz «ersurftes» Wissen schnell auffindbar speichern können. Dieses möchte ich nicht an einem Rechner tun sondern wahlweise am PC, am iBook, in der Bahn, beim Kunden usw.
Also wurden eine ganze Menge Tools ausprobiert: Ta-da Listen, Basecamp (was ich für die Planung und Durchführung von Projekten mit Kunden oder Bekannten intensiv nutze), Backpack, Palm (bzw. Clie), OmniOutliner oder VoodooPad. So richtig als flexibel und schnell handhabbar hat sich keine der genannten Lösungen erwiesen und so nutze ich aktuell eine Kombination aus Moleskine und privatem WordPress Blog.
Notizbücher
Ich habe ein unliniertes A5 Moleskine immer auf dem Schreibtisch zu liegen. Dort finden Ideen, Skizzen, Besprechungsnotitzen ihren Platz. Beim Thema Zettelwirtschaft bin ich absolut chaotisch und finde meist nicht wieder, was ich irgendwo notiert habe. Im Notizbuch kann ich blättern und per Memo Stick markieren und organisieren. Unterwegs verwende ich ein kleineres A6 Büchlein. Es muss natürlich kein Moleskine sein. Sehr edel sind auch Ciak Büchlein.
Wordpress
Warum ich Wordpress verwende ist schnell erklärt: Es gibt viele nützliche Plugins, es ist schnell installier- und anpassbar und es stellt keine allzu großen Anforderungen an den Server. Wordpress bietet mir die Möglichkeit, Texte und Codeschnipsel, Bilder und Links schnell zu posten und sie mit Tags zu versehen.
Ein absolut fantastisches Plugin zu Thema Tags ist der Ultimate Tag Warrior, der mir nicht nur erlaubt, Tags von der Startseite weg – also nicht aus nur dem Adminbereich heraus – zu vergeben, sondern auch das Auffinden kombinierter Tagkombinationen (z.B. Inspiration + Logo) ermöglicht.
Codeschnipsel speichere ich häufig ab um z.B. nicht immer wieder die Auflistung von Kategorien und Subkategorien in Movable Type aus der offiziellen Dokumentation fischen zu müssen oder praktische CSS-Schnipsel nicht immer wieder neu zu erfinden. Bei der Übersichtlichkeit der Codedarstellung hilft das Plugin GeshiSyntaxColorer.
Das Plugin Touched poliert das Editieren von Beiträgen mittels Ajax auf und ermöglicht die Bearbeitung inline ohne auf die Adminoberfläche gehen zu müssen. Sehr praktisch.
Adhesive sorgt dafür, dass bestimmte Beiträge «sticky» immer sichtbar am Seitenbeginn kleben. Hier habe ich mir einen Beitrag «ToDo» geschrieben, der bei Bedarf schnell aktualisiert und im Blick ist.
Um Besucher ausnahmsweise mal auszuschliessen verwendet man neben dem robots.txt wahlweise .htaccess oder das Plugin Registered Only, das nur registrierten Mitgliedern Zugang gewährt.
Workflow
Die Adressen und Zugänge meiner diversen Online-Projekte und Webapplikationen sollen schnell erreichbar sein. So bietet sich eine neue Seite im privaten Blog an, die all diese Verweise listet. Ist die Liste zu lang, bieten sich z.B die moo.fx an, Listen schnell ein- oder auszufahren. Diese Seite wird dann zur Startseite im Browser und schon kann es losgehen :-).
Dies ist ein Weg, der sich für mich als brauchbar bewährt hat. Vielleicht ist die ein oder andere Anregung für Euch Leser dabei. Ich bin gespannt auf Eure Tipps und Erfahrungen.
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Kommentare und Feedback (31)
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21.12.2005, 10:23
Sehr informativer Artikel. Ich nutze zur Zeit für meine Ideenablage ein Moleskine in Kombination mit OmniOutliner. Ich finde OO schnell, effizient und einfach zu bedienen und sehr nett: Spotlightfähig. Wo siehst Du den Vorteil von einem WordPress-Blog zu OmniOutliner?
21.12.2005, 10:51
Danke Detlef. OmniOutliner kann ich nur am Mac verwenden bzw. muss die Outlines dann exportieren um sie online zu haben – und sie am PC zu betrachten. Den Browser habe ich immer offen, wenn ich an irgendeinem Rechner sitze und komme so schnell zum Ziel. Wordpress kann ich dank Tags und Kategorien besser auf meine Eigenarten zuschneidern als OO und empfinde es wahrscheinlich deshalb als angenehmer.
21.12.2005, 10:57
Danke für die Antwort Manuela. Was machst Du aber Deinen Einträgen im WordPress-Blog wenn Du offline bist? Oder kann man die Daten auch lokal auf den eingenen Rechner spiegeln?
21.12.2005, 11:20
Wenn ich offline bin, verwende ich mein Notizbüchlein. Die meisten Sachen können warten, bis ich wieder online bin. Ich habe mir aber vorgenommen, das Tutorial Set up a Local Mirror of your Wordpress Blog on MacOS X mal genauer unter die Lupe zu nehmen um nicht nur die Datenbank als Sicherung zu haben.
22.12.2005, 02:14
Wenn Wordpress besser ist, warum dann für die Website MT?
22.12.2005, 02:26
Hallo Thibaud, Wordpress ist nicht pauschal «besser». Es ist für den oben genannten Zweck in meinen Augen besser geeignet als MT. Für den Betrieb dieser Site eignet es sich momentan dank der fehlenden Unterstützung mehrerer unabhängiger Weblogs gar nicht.
22.12.2005, 02:45
Achso. OK.
Achja, was ich noch sagen wollte, schöner und hilfreicher Artikel, wenn auch leider auf Macuser ausgelegt ;)
22.12.2005, 03:47
Schöner Artikel – zwar mac-spezifisch, aber informativ! Dazu passt auch Wolfgang’s Artikel Business Software
22.12.2005, 03:48
Deine Kommentar-Vorschau ist doof ;) Die stellt HTML dar entfernt es aber, also Links auch! Also hier nochmal: http://www.bartelme.at/journal/260/
22.12.2005, 04:08
Für den Betrieb dieser Site eignet es sich momentan dank der fehlenden Unterstützung mehrerer unabhängiger Weblogs gar nicht.
Dann musst Du Dir unbedingt mal das kostenlose ExpressionEngine Core anschauen.
22.12.2005, 04:48
@Markus: Und was machst Du, wenn Du dann mit der Core-Version nicht weiter kommst und weitere Module brauchst? Machst Du da auf lange Frist nicht einen viel größeren Kompromiss?
22.12.2005, 05:37
Ich komme „fast“ ohne Papier aus… iCal, Adressbuch und mein Palm Tungsten T3 (alt aber gut). Seit „Missing Sync V5“ synkronisiert der auch alles ohne Probleme – Kategorien, Orte, alle Nummern, Sprachaufzeichnungen, Digitale Skizzen, Stickies, … sogar iTunes Songlists und iPhoto (auch direkt auf den Stick drauf).
22.12.2005, 08:22
@Martin: Ja ich weiß. Ich werde sie reparieren. Versprochen.
@Marcus: Ich habe früher – als es EE noch nicht gab – mit pMachine gearbeitet und es «geliebt». Dann bekam ich allerdings MT in die Finger und fand dass sich das nich flexibler einsetzen lässt. Wenn ich mich mit EE beschäftige, dann gleich richtig, denn früher oder später fehlen mir doch bestimmte Funktionen. Da kenne ich mich.
@Stefan: Ich habe das mit meinem Clie irgendwie nie richtig hinbekommen. Mit dem Stift bin ich schneller. Obwohl es nach wie vor verlockend ist, nach der kleinen eierlegenden Wollmilchsau zu suchen ;-).
22.12.2005, 09:15
Basecamp ist wirklich klasse , aber ich nutze als Projekttool auch
SideJob. Sehr übersichtlich und das in einem meiner Meinung nach wirklich gutem Design. Bezüglich Favoritenverwaltung bin ich kürzlich auf Blummy gestossen.
Ein Tool mit dem man schnell und übersichtlich seine favorisierten Bookmarks in der Lesezeichen-Symbolleiste anlegen kann. By the way, klasse Tipps.
22.12.2005, 09:57
Schöner Beitrag, davon kann es nicht genug geben. :)
Es müsste ja nur jeder einen solchen schreiben.
22.12.2005, 11:17
Eine tolle Extension für Firefox zur zentralen Bookmark-Haltung (schönes Wort :-) ), ist – oder besser: war der Bookmarks Synchronizer. Hier konnte man seine Bookmarks per FTP auf einem Server ablegen und mit anderen Rechnern synchronisieren. Leider ist die Extension nicht mehr zu Firefox 1.5 kompatibel …
Frohes Fest!
Markus
23.12.2005, 12:01
Ein interessanter Beitrag, Manuela. Ich benutze für die Verwaltung von meinen Notizen und ToDo-Listen ein Wiki. Ich finde die Dinger einfach praktischer und nicht so starr wie bei einem Weblog. Als Wiki habe ich mich für den Dienst Qwik! (http://www.qwik.ch/) entschieden, da er für ein PIM spezielle Funktionen anbietet.
24.12.2005, 01:12
Interessanter Artikel, Manuela! Ich bin gerade dabei mich neu zu organisieren, und da kam mir Dein Beitrag gerade recht! Und ausserdem noch sooo viele gute Links dazu! Mille grazie!
27.12.2005, 01:09
Hallo Manuela, gefällt mir sehr gut Deine Ideen mit dem WP-Blog als virtuellen Notizblock. Schön wäre allerdings auch eine richtige Syncronisation auch über Plattformen hinweg. Leider sind im Fall GTD Windows User immer mehr im Nachteil…
27.12.2005, 03:43
@Christian Beier: Danke nochmal für den Denkanstoß. Ein Wiki ist echt perfekt, auch um endlich mal meine Code-Sniplets zu verwalten. Nur bevorzuge ich ein Wiki auf dem eigenen Server. DokuWiki ist meine Empfehlung. PHP, komplett ohne Datenbank.
28.12.2005, 03:30
Hallo Manuela. Toller Artikel, Kompliment. Ich habe PHP iCalender eben ausprobiert und der funktioniert wunderbar. Wie synronisiert du nun iCalender mit den ics-Files aus iCal? ich habe die ics-Files manuel exportiert und dann via FTP upgeloaded. Etwas umständlich halt. Automator konnte mir da auch nicht wirklich helfen :-( Arbeitest du anders?
31.12.2005, 11:12
Ich verwende sehr gerne DokuWiki (http://wiki.splitbrain.org/wiki:dokuwiki). Es benötigt keine Datenbank, nur PHP. Es klein, schnell installiert. Es gibt gute Plugins dafür. Man merkt diesem Wiki einfach an, dass es für Dokumentationen entwickelt wurde.
05.01.2006, 04:03
@Manuela: Dein Artikel gibt eine gute Übersicht, danke!
@Christian Beier: Danke für die Werbung für Qwik!
Qwik! basiert übrigens auf DokuWiki, von dem ich Fan bin und für das ich schon mehrere Plugins geschrieben habe. Qwik! ist mein Versuch, wikibasiert die Verwaltung von persönlichen Informationen und Blog-Funktionen zusammenzubringen. Wenn ihr Ideen für die Weiterentwicklung habt, meldet euch bei mir.
10.01.2006, 05:47
Kann man PHP iCalendar auch mit Microsoft Outlook 2003 verwenden?
Wenn ja, wie funktioniert das?
Oder gibt es vergleichbare Scripte für Outlook 2003?
06.03.2006, 15:08
Gibt es eine gute Alternative zu TimeLog für Windows?
Suche ein Tool zur Zeiterfassung für meinen “Nicht-Mac” Laptop…
Besten Dank im Voraus!
29.04.2006, 22:52
Danke für den interessanten Beitrag! Nach einiger Zeit mit iCal bin ich wieder zum Filofax zurückgekehrt – das ständige Synchronisieren zwischen Handy und Macs war mir ein wenig zu nervig. Außerdem war der Planer immer schneller zur Hand. Adressen habe ich aber weiterhin nur über den Mac verwaltet. Da sich dort bei mir aber seltener Änderungen ergeben muss nicht so oft abgeglichen werden.
Die Idee eines (extra) Blogs für eigene Ideen und Konzepte gefällt mir gut und auch über ein Wiki muss ich nun mal (wieder) nachdenken.
Danke also für die Anregungen.
02.05.2006, 13:00
Es gibt ja inzwischen eine Menge nützlicher Tools zum Organisieren der eigenen Arbeit auf dem Mac. Ich habe in der letzten Zeit unheimlich viele »Notizbücher« und Dateisysteme etc. getestet (Voodoo Pad, NoteBook, NoteTaker, DevonThink, Yojimbo, StickyBrain, Journler, MacJournal, OmniOutliner, Curio), da gibt es schon heisse Sachen bei. Für mic hwesentlicher Bestandteil ist die Portabilität (Arbeitsmac Klappmichzu).
Für mich persönlich ist DevonThink als Datenspeicher mit SideNote als Notizblock die erste Wahl. Für Konzept- und Entwurfsarbeiten werde ich vermutlich künftig Curio nutzen und als ToDo-Liste habe ich begonnen »Kinkless-GTD« mit OmniOutliner zu testen. Es sieht sehr gut aus, aber es scheint nicht 100%ig zu funktionieren.
Witziger Weise verwende ich auch TimeLog und Moleskins, weil ich so gerne schreibe und kritzle.
20.05.2006, 22:56
Es gibt jetzt ganz neu ein deutschsprachiges GTD Forum: http://www.meyer-bernau.de
21.06.2006, 00:54
ach herrjeh…jetzt fühle ich mich noch unorganisierter als zuvor.
ich glaube ich sollte mein nicht immer kreatives chaos mal in angriff nehmen.
danke für die vielen tipps!
12.01.2007, 22:24
Darf ich mal Fragen, wie groß der oben abgebildete Stuhl ist? Auf den ersten Blick sieht er so aus, als hätte er Normalgröße. Doch dann habe ich die tasse entdeckt, was mich schlußfolgern läßt, das der Stuhl mindestens 2 Meter hoch ist. Liege ich da richtig?
23.10.2007, 18:04
Ich finde deine Tipps sehr interessant. Lokale Bookmark-Verwaltung: da gestern mein Firefox schon wieder mich ins Stich gelassen hat, und alle meine Links gelöscht hat…werde ich dein Beispiel folgen.
Ich benutze GTD sehr primitiv und simple, mit Excel tabellen, die ich mit mir den ganzen Tag herumtrage, aber ich kann mir vorstellen dass die verschiedene Links von dir mir eine neue Welt eröffnen werden.
Ich werde fleissig ausprobieren :-)