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GTD: Backpack zur Selbstorganisation nutzen

23.02.2007, 20:43 in mac, firefox, gtd, backpack, tutorial. Trackback-URL, Kommentar-Feed.

Backpack ist eine gehostete Applikation, die dem Nutzer zunächst die Möglichkeit bietet, kostenlos auf verschieden Seiten Listen, Texte, Bilder und Links abzulegen. Diese Informationen können rein privat genutzt werden oder mit bestimmten Personen per Einladung geteilt werden. Auch eine Veröffentlichung für das gesamte Internet ist möglich. Zudem können Erinnerungen eingestellt werden, die man per E-Mail oder SMS erhalten kann. In mehreren Writeboards kann man Texte in verschiedenen Versionen und Autoren bearbeiten. Alle Informationen können im Webinterface selbst oder per E-Mail an das System gesendet werden. Klingt gut aber noch recht farblos? Genau! Und deshalb werde ich im Folgenden (Achtung: lang!) zeigen was man mit Backpack anstellen kann um sich selbst zu organisieren. Dabei konzentriere ich mich auf die Vereinfachung von Arbeitsabläufen durch die Verwendung von Seiten und Listen. Eine Überseitsseite mit allen Tipps habe ich unter Backpack zur Selbstorganisation nutzen abgelegt.

Backpack zur Organisation einrichten

Nach der sehr bequemen Anmeldung kann man im kostenlosen Account fünf Seiten anlegen. In den kostenpflichtigen Accounts sind das entsprechend mehr. Auf der Startseite, die ich »Dashboard« genannt habe, lassen sich aktuelle Aufgaben sammeln, die man schnell abhaken kann/will und die man sofort im Blick haben will. Dazu erstellt man beliebig viele Listen, die in ihrer Reihenfolge später wieder geändert werden können. Das Ändern, Verschieben und Umbenennen macht Dank einer großen Portion Ajax in Backpack eine Menge Spaß :-).
Danach bietet es sich an, eine Seite zu erstellen, die Aufgaben oder Vorhaben trägt, die man nicht gleich abarbeiten kann oder will. Für jedes Vorhaben (z.B. Kauf einer Hülle für den Laptop, Einkauf am Samstag) oder Projekt (z.B. Logodesign für einen Kunden) kann eine eigene Seite erstellt werden, die mit Tags versehen auch bei vielen Seiten im Backpack-Paket schnell gefunden werden kann.

Für jede Seite erstellt Backpack eine einzigartige E-Mail-Adresse. Das gibt dem Nutzer die Möglichkeit, Inhalte per E-Mail genau an diese eine Seite zu senden. Da diese Adressen sehr lang und schlecht zu merken sind, sollte man sie im Adressbuch unter einem praktischen Alias abspeichern.

Das kann z.B. »bp Dashboard« oder »bp Later« sein. Meine Backpack-Adressen beginnen alle mit »bp« und sind so sehr schnell auszuwählen. Für mich ist dieses Senden per E-Mail oder auch per Quicksilver (später mehr dazu) in Kombination mit dem Browser eine sehr natürliche Art der Aufgabengestaltung, da ich eh Vieles per E-Mail mache, den Browser stets offen habe und das auch gern rechnerunabhängig.

Inhalt per E-Mail erstellen

Um eine Notiz per E-Mail zu erstellen, stellt man im einfach »note:« dem eigentlichen Betreff voran und gestaltet den Text ganz normal und mit Textile in der Mail an sich.

Um ein Listenelement hinzuzufügen, stellt man dem Betreff der E-Mail einfach »todo:« voran.

Um einen ganzen Listenblock zu erstellen, sendet man eine E-Mail mit dem Betreff »todo«. Den Listenelementen stellt man einfach einen * voran. Dieser Block wird dann dem ersten Listenblock auf bestehenden Seiten hizugefügt. Auf neuen Seiten erscheint er oben.

Um Bilder oder Dateien an Backpack zu senden, lässt man den Betreff der Mail außer Acht und sendet die Dateien als Anhang.

Sendet man eine Mail ohne besondere Kennzeichnung im Betreff an eine Backpack-Seite, so erscheint sie als E-Mail mit ihrem Betreff verlinkt so, dass man sie per Klick im Original lesen kann.

Content »haltbar« machen

Hat man eine Seite so gestaltet, dass sie druckreif ist oder soll die Inhalte vor dem Löschen gesichert werden, kann man sie einfach per »Email me this page« auf den Weg bringen. Alle Daten kann man unter Account mit dem Befehl »Export your data to XML format« exportieren.

Hat man eine Seite so eingerichtet, dass sie als Vorlage für andere dienen kann, beispielsweise für ein Templatedesign, kann man sie als Template verwenden indem man neue Seiten mittels »Duplicate this page« auf ihrer Basis erstellt.

Erinnerungen

Die Zahl der aktiven Erinnerungen ist im kostenlosen Account auf zehn begrenzt, was sicher für die meisten Fälle auch ausreicht. Erinnerungen können als E-Mail oder SMS versendet werden und einmalig oder wiederkehrend sein. Praktisch: Wer z.B. einen Vodafone-Vertrag hat, kann seine Vodafone-E-Mail verwenden und wird so kostenlos über die ersten zehn E-Mails bzw. Erinnerungen per SMS informiert. Ansonsten sollte man die SMS-Kosten des jeweiligen Anbieters vorher checken.

Für die sogenannten »Reminders« kann man einen Kalender im iCal-Format abonnieren, der dann mit iCal, Sunbird oder ähnlichen Programmen gelesen werden kann. Da das iCal-Format ein geschlossenes ist, sind diese Kalender schreibgeschützt auf dem eigenen Rechner.

Mal exemplarisch …

Das Erste, was ich heute Morgen in meiner Mail aufgelesen habe, war der Hinweis auf die neue Ausgabe des Magazins »test«. Diese E-Mail habe ich mir ins Dashboard weitergeleitet in der Hoffnung, bald einmal reinzuschauen. Dann hat mir ein Kunde eine Deadline für ein Logodesign mitgeteilt. Diese wanderte auf die entsprechende Seite und in den Backpack Calender (auf den ich noch nicht eingegangen bin, weil kostenpflichtig). Dann bat mich ein Kunde um eine Änderung an einer Seite, diese ging als Todo ins Dashboard zum leichten Abhaken. Weiterhin hat sich erfreulicherweise ein neuer Auftrag herausgestellt, für den ich eine neue Seite angelegt, die ersten Arbeitsschritte zum Abhaken gesichert habe und diese mit dem Tag »@work« versehen habe. Das mache ich bei allen Projekten dieser Art. Auch der Homepage habe ich diesen Tag verpasst, so dass ich beim Klick auf diesen Tag sehr schnell einen Überblick über die Seiten dieser Art bekomme. Ebenso verfahre ich mit »@blog« etc. Über den Tag verteilt habe ich Inhalte hinzugefügt und andere gelöscht. Mit einem Blick aufs Dashboard habe ich den Eindruck die verschiedenen Inhalte besser im Griff zu haben als nur in iCal, in Basecamp, in anderen GTD-Applikationen, im Moleskine usw.

Tipps und Tricks

Mac-User können das fantastische Quicksilver mit zugehörigem Plugin nutzen um Inhalte an Backpack zu senden. Statt »note:« und »todo« verwendet man dann »note>>« und »todo>>«.

Das Layout der Seiten kann per UserStyesheet oder auch durch simple Änderungen im Body der Seite verändert werden. So habe ich auf der Demoseite z.B. verwendet:

< style> #Main {color:#111;} #Main ul {background:#eee;} #Main ul li div {border:none !important; padding: 3px 0 0 5px;} #notes .date {display:none;} </style >

Backpack spricht Textile. Das erleichtert das Eingeben von Inhalten erheblich.

Firefox-Nutzer können beim Browsen die praktische Erweiterung »Backpack Publish« verwenden.

Selbst probieren?

Das waren nur einige Anregungen zum Umgang mit Backpack, jedoch ist der Artikel nun schon lang genug und es ist Zeit für einen Live-Test. Ich bin nicht auf Writeboards und Kalender eingegangen, das kommt in einem späteren Artikel einmal. Wer noch keinen Account hat, kann gern meinen Affiliate-Link verwenden, bei dem ich ein paar Dollar bekomme wenn ein kostenpflichtiger Account entsteht. Für Backpack-Nutzer waren hoffentlich ein paar nützliche Hinweise dabei :-).

Zur Planung dieses Beitrags habe ich eine Backpack-Seite erstellt, auf der ich alle Ideen gesammelt habe und die nun als Beispiel auch ohne Anmeldung zugänglich ist. Viel Spaß!

Weitere Backpack-Tutorials bei pixelgraphix

• Backpack
• Backpack mit Quicksilver füttern: Beschreibt wie Mac-Nutzer Inhalte mittels Quicksilver an Backpack senden können.
• »Backpack Publish« Erweiterung für Firefox: Ein Tipp für Firefox-Nutzer
• Backpack Backup: Besser drucken
• Backpack-Backup: Seiten unter OS X als PDF sichern

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